公司保密文件档案销毁时应注意什么?销毁的意义!
一、文件档案销毁注意事项,谨防信息泄露
1:企业文件销毁时一定要签订保密协议免责声明,严格按照协议作业。
①书名文件保密等级,②签订《文件保密销毁协议》,③工作人员信息备案,④销毁方式(粉碎销毁或是焚烧处理)。
2:装车打包时一定要做好物品登记,拍照,贴封条及车辆信息,驾驶员。
3:客户跟车前往销毁场所,检查封条是否异常,方可卸货安排销毁。
4:销毁过程中,需要监销方至少两人在场,时时监督作业过程。
5:销毁处理完毕后,销毁方必须提供现场销毁视频及销毁证明。
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文件档案销毁
二、文件资料销毁的重要性
文档销毁是许多企业工作中都会碰到的问题,对于内部的一些过期,用不到的绝密文件,机密文件,秘密文既不能诸之于众又不方便继续存储,销毁处理就是唯一出路,下边大家就一起来了解一下文档销毁的意义吧! 企业的文件资料为何要展开销毁?
一个公司随着经营时间的拉长,就都面临着库存文件堆积问题!而文件的保存价值,常常随着时间的推移而有所变化。对于已经没有保存价值的文件资料,若强行要求继续保管,只会造成人力、物力、财力、空间的浪费。此外,在保管过程中,还可能遇到有些文件无法或者不宜继续保管的情形,如不及时予以销毁,会危及企业、集体或者个人的利益。
因此,定期开展文件鉴定销毁工作是十分必要的。
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涉密载体保密销毁
三、文件档案销毁常见问题
①不重视不了解商业竞争的管理者,会将其卖到废品收购站或者是直接扔到垃圾堆;再或者是让同事手动撕毁文件资料,这对于数量少的肯定没问题,有时间想怎么撕毁就怎么撕毁,撕得多烂都可以,当面对数量多,也采用人为处理的话,估计手都得麻痹;
②也用些保密意识相对高的企业,办公室配备有碎纸机,可以很细致,完全的粉碎文件资料,但这也仅限于数量少的情况,对于动则以吨位单位,库存十几年的就显得苍白、无力;
③还有的公司会选择将废旧文件拉往发电站,或是找私人的工厂直接焚烧处理,第一,焚发电厂地处偏远,不利于高效解决问题,再说对方未必肯给你销毁焚烧处理;第二,焚烧厂人多混杂根本不利于数据安全保密,且造成大气污染,热能利用率低,但如果安全性能得到保证,无疑焚烧是保密系数最高的销毁方式;
④那就没有好的解决方案了吗?当然不是,
现在国内乃至国际最为普遍流行销毁文件资料是采用机械粉碎处理,根据使用切割刀片不同,切割粉碎的文件碎片大小也不同,一切可以根据客户需求处理,平均日销毁量可以达到20吨左右。