点精稳品：职场中—如何提升办事效率

在职场中如果你也常常陷入低效办公？

建议本文认真阅读，本文讲到了3种提高办事效率的方法：GTD、规定切换状态、设置焦虑篮子。

一、GTD

Getting Things Done，意思是“把需要做的事情处理好”，是一个管理时间的方法。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。

GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

GTD的核心理念在于清空大脑，然后一步步按照设定的路线去努力执行。

1）把所有想到的、突发的任务，全部记下来，清空大脑。

2）2分钟内能否完成？能，立刻去做。不能，进入下一步。

3）是一个想法还是一个行动？前者，放进仓库里待用；后者，进入下一步。

4）是一个复杂项目还是一个简单行动？前者，把它拆解成一系列简单行动；后者，进入下一步。

5）最后，决定它的最终去向：今天待办；安排给别人；推迟。

具体操作流程详见下图 ☟

二、规定切换状态

1.减少事件之间的切换频率，避免multi-task

不同事物之间的状态切换成本很高，譬如恢复和理解原来事件的成本。尽量避免multi-task，研究证明这不会对大脑产生帮助甚至会对其造成损害（Clifford Nass）。

2.紧紧扣住核心问题

每浏览一个网页，都问自己：我现在看到的这些，跟我想了解的问题有什么关联？如果有，就打开笔记写下来；如果没有，就立刻关掉。等这页笔记已经足够完善，足够帮助我解答这个问题的时候，我就果断结束「浏览」，让自己进行下一阶段的工作。

3.增加任务之间的差异

人是一种极端需要「新鲜感」的事物。长时间思考同样的内容，会抑制大脑的活动，让人感到厌烦、疲倦、昏昏欲睡，乃至无法集中注意力。

除了深度睡眠，大脑实际上是不存在「休息」的：无论你是专注还是发呆，大脑的耗能都非常稳定 —— 大约是人体总能耗的 20%。

因此更好的工作切换方式，是调整你的聚焦点，激活大脑的另一块区域。不同的工作之间，差异越大越好。

比如：创作性的工作（写文章、做方案、录课程），最好跟整理性的工作（对已有信息的加工）安排到一起；数据性、分析性的事务之间，最好穿插一些能启发和激发想象力的东西。这样可以最大限度地放松大脑。

三、设置焦虑篮子

大家之所以焦虑，是因为我们忙着成为更好的别人，而不是更好的自己。

1.目的

1）把自己跟负面念头隔离开来，最大限度减少它们对你生活、工作的影响和干扰。

2）通过给予自己「我能够掌控这些念头」的控制感，来对冲不确定性所造成的失控感，从而降低焦虑程度，把更多的注意力集中在「如何解决」上。

2.方法

1）设定一段「焦虑时间」，专门用来思考这些会引起你焦虑的问题。不要在睡觉前。

2）任何时候，当你脑海里闪过一些可能令你焦虑的问题，立刻把它以某种方式保存下来。告诉自己：我已经把它记下来了，现在先不管，到时再一起解决。

3）等到了「焦虑时间」，就拿出这份笔记，按照上面记下来的问题，一项项去思考，着重去思考可以执行的事情有哪些。

4）想法成型后再安排固定的时间段去整理，提炼，总结，或者安排具体的分配和执行计划。

小结

1.GTD：记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。

2.规定切换状态：调整不同工作之间的思维状态切换模式，差异越大越好。

3.设置焦虑篮子：遇到焦虑先记录当时不理，设置固定时间进行定期清理。